Zásady ochrany osobních údajů členové orgánů společnosti

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na vás a na vaše osobní údaje, pokud jste členem některého z výkonných orgánů společnosti Srovnávač GJ, s.r.o., sídlem Kurzova 2222/16, 155 00 Praha 13, IČO: 173 53 009. Toto prohlášení vysvětluje, jak budeme používat osobní údaje, které získáme od vás během vztahu se společností Srovnávač GJ. 

TYPY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme následující údaje:

• Osobní kontaktní údaje. Například vaše jméno, adresa, emailová adresa, telefonní číslo.
• Pracovní kontaktní údaje. Například adresa firmy, pracovní emailová adresa a telefonní číslo.
• Osobní údaje. Například pohlaví, rodinný stav, datum narození, národnost a rodné číslo (národní identifikační číslo), fotografie, číslo dokladu totožnosti.
• Smluvní údaje. Například obsah smluvního vztahu, společenské smlouvy, zakladatelské listiny, akcionářské smlouvy a pod.
• Informace o členech rodiny a rodinných příslušnících. Například kontakt pro případ nouze, nebo plnění daňových povinností a uplatňování daňových úlev.
• Platební informace. Například číslo bankovního účtu a žádosti o náhradu výdajů a plateb.
• Podrobnosti o vaší pozici. Například název pozice, oprávnění a odpovědnosti, druh akcií, které vlastníte, výši vašeho obchodního podílu.
• Informace týkající se odměňování a jiných výhod. Například výše výnosu, dohodnuté bonusy, odměny a nároky.
• Podrobnosti ohledně výkonu činností. Například účast na hlasování a hlasování na valných hromadách, účast na jednáních a zasedáních, výkon vašich práv jako společníka a pod.
• Údaje o korespondenci a komunikaci. Například emailová korespondence v případě, že jste statutárním orgánem.
• Digitální přístupová práva. Vaše přístupová práva k různým aplikacím v rámci IT infrastruktury 

ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLADY ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ 

Správce údajů bude zpracovávat vaše údaje pro následující účely:

• Administrativa spojená s výkonem činnosti. Vedeme osobní záznamy o všech setkáních, valných hromadách, hlasováních v zápisech, o předkládání návrhů a žádostí, o výkonu práv tak, jak to přikazují zvláštní předpisy. Právním základem je plnění zákonných povinností správce a smluvní vztah, ve kterém vystupujete jako jedna ze smluvních stran.
• Vyplácení odměn a poskytování dalších výhod. Vaše údaje zpracováváme, abychom vám mohli vyplácet odměny a poskytovat další výhody (vázané na funkci případně výkon). Právním základem je smluvní vztah, ve kterém vystupujete jako jedna ze smluvních stran.
• Daně. Za účelem plnění povinností vyplývajících z daňového zákona jsme povinni zpracovávat určité osobní údaje. Právním základem je zákonná povinnost smluvní strany.
• Řešení sporů a vyšetřování přestupků. Můžeme zpracovávat osobní údaje za účelem řešení sporů, stížností nebo právních postupů nebo máme-li podezření z přestupku, které bychom chtěli dále vyšetřovat. Právním základem je oprávněný zájem správce na ochraně majetku a zachování právního stavu.
• Dodržování zákona. Možná budeme muset zpracovávat vaše osobní údaje, abychom dodržovali zákon (např. ověření shody vašeho jména se jmény na takzvaných seznamech určených stran a dodržování zákona o legalizaci příjmů z trestné činnosti apod.) nebo abychom vyhověli soudnímu příkazu. Právním základem pro toto zpracování plnění zákonné povinnosti.

STRANY, KTERÉ MOHOU MÍT PŘÍSTUP K VAŠIM ÚDAJŮM 

Správce může sdílet vaše údaje se třetími stranami za následujících okolností:

• Vaše osobní údaje můžeme sdílet s jinými třetími stranami, které jednají naším jménem, například s provozovatelem služeb. V takových případech mohou tyto třetí strany používat vaše osobní údaje pouze pro účely popsané výše a pouze v souladu s našimi pokyny;
• Pokud to vyžaduje zákon nebo soudní příkaz, vaše osobní údaje můžeme sdílet například s daňovými úřady, úřady sociálního zabezpečení, orgány činnými v trestním řízení nebo jinými správními orgány.

UMÍSTNĚNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

K vašim osobním údajům budou mít přístup pouze subjekty v České republice, v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. 

UCHOVÁVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje uchováváme na omezenou dobu a tyto údaje budou vymazány, když bude účel zpracování naplněn anebo pomine důvod pro zpracování. Ve většině případů to znamená, že uchováme vaše údaje po dobu trvání vašeho vztahu nebo poměru se správcem. Pokud je to možné, údaje vymažeme ještě během předmětného vztahu, jakmile nebudou zapotřebí. V každém případě vaše osobní údaje vymažeme ve smyslu zvláštních právních předpisů (např. zákon o dani z příjmů apod.). Údaje, jejichž vymazání není upraveno zvláštním předpisem odstraníme nejpozději do dvou let po skončení vašeho vztahu se správcem, pokud jiná lokální legislativa nevyžaduje jejich delší uchovávání.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat po delší dobu po ukončení vašeho vztahu se správcem v případě přetrvávajícího právního sporu nebo pokud jste nám udělili povolení k dlouhodobému uchovávání vašich osobních údajů.